Microsoft heeft besloten om vanaf maart 2022 over te stappen naar een nieuw licentiemodel genaamd Microsoft New Commerce Experience. Hierbij valt het huidige O365-model zoals je deze gewend bent weg. Na grondig onderzoek helpen wij je graag om inzicht te krijgen wat de New Commerce Experience (NCE) voor jouw organisatie gaat betekenen. De onderstaande wijzigingen zijn nog niet van toepassing op Non Profit en Education kanalen.

Onder een wereldwijde Microsoft-klantovereenkomst dekt NCE transacties voor selfservice (web direct), Enterprise en CSP. Als gevolg hiervan zijn alle IT-providers wereldwijd verplicht om hun CSP-facturering van klantlicenties over te zetten naar de New Commerce Experience.

Welke veranderingen kun je verwachten ten opzichte van het CSP-model?

• Gestandaardiseerd annuleringsbeleid in overeenstemming met bestaande niet-CSP Microsoft-licentieprogramma’s en abonnementsmodellen, waaronder Azure.
• Nieuwe abonnementsperiode van één maand voor Enterprise bedrijven (300+ gebruikers), zodat je het aantal gebruikers van maand tot maand kan aanpassen naar jouw behoefte. Zo kun je licenties elke maand opzeggen zonder verdere financiële verplichtingen. Deze mogelijkheid was er al voor MKB bedrijven.
• Flexibiliteit om abonnementswijzigingen vóór de verlengingsdatum te plannen; meer of minder gebruikers.
• Nieuwe optie om licentietarieven vast te leggen door een termijn van 36 maanden aan te gaan. (Dit wordt waarschijnlijk pas mogelijk na 1 juli 2022)

Wat gaat er veranderen?

Vanaf maart is het voor Enterprise organisaties (300+ gebruikers) ook mogelijk om maandelijks licentie op -en af te schalen. Voorheen was het alleen voor MKB bedrijven mogelijk om maandelijks licenties op -en af te schalen. Het is echter wel zo dat het maandelijks afnemen van licenties 20% duurder word, dan als je ze per jaar afneemt.

De belangrijkste wijziging

Met de start van het O365-licentiemodel heeft Microsoft bij de afname van licenties aangegeven uit te gaan van een commitment van één jaar. In de praktijk kwam dit neer op het volgende: voor het Small & Medium Business segment (MKB) is het al toegestaan om per maand op- en af te schalen; in het Enterprise segment werd een commitment van één jaar als uitgangspunt gehanteerd. Met het implementeren van de Microsoft New Commerce Experience (NCE) wordt het commitment van één jaar voor beide segmenten gelijk getrokken. Bij de aankoop van licenties wordt prijsprotectie toegepast voor een commitment van één jaar. Kosteloos afschalen is daarmee niet meer mogelijk. Wel biedt Microsoft de mogelijkheid om flexibel licenties in te kopen.

Commitment met de New Commerce Experience

Vanaf 10 januari 2022 wordt bij de aankoop van Microsoft licenties standaard een commitment van één jaar aangegaan op het aantal voor jouw organisatie benodigde licenties. Jaarlijks kan deze overeenkomst worden verlengd na het uitbrengen van een nieuw voorstel.

Voordelen voor een commitment van één jaar

• Binnen de looptijd van de overeenkomst zijn wij in staat prijsprotectie te bieden. Dit betekent dat de licentieprijs vast staat binnen deze termijn.
• De mogelijkheid om het aantal licenties op te schalen blijft bestaan. Voor deze extra licenties zal de prijs gelden zoals bij aanvang van de overeenkomst is vastgesteld. Deze “opgeschaalde” licenties hebben dezelfde einddatum als de einddatum van de overeenkomst.
• Per maart ’22 heeft Microsoft een prijsverhoging aangekondigd op de Microsoft 365 en op de Microsoft Dynamics 365 CSP licenties. Wanneer voor deze tijd een overeenkomst is aangegaan op basis van de huidige prijzen zal deze wijziging geen directe invloed hebben op jouw licentieprijs.

Kanttekeningen bij het aangaan van een commitment voor één jaar

Het is niet mogelijk om binnen de overeenkomst tussentijds de licenties naar beneden bij te stellen. De eerste mogelijkheid om dat te doen is na het verlopen van de overeenkomst.

Flexibiliteit met de New Commerce Experience

Binnen de Microsoft NCE bestaat er ook een mogelijkheid om op maandelijkse basis op- en af te schalen. Deze mogelijkheid is min of meer vergelijkbaar met de huidige situatie voor het MKB zoals hierboven beschreven.

Voordeel van flexibele licenties

• Er is maximale vrijheid om licenties gedurende op- en af te schalen. Maandelijks kunnen de licenties opnieuw worden vastgesteld en zal deze keuze met ingang van de nieuwe maand van toepassing zijn. Kortom maximale (keuze)vrijheid binnen jouw onderneming.

Kanttekening bij het kiezen voor flexibele licenties

Microsoft rekent hier in het nieuwe licentiemodel wel een forse toeslag voor. Dit betekent dat prijsprotectie niet van toepassing is en dat prijzen maandelijks kunnen wijzigen. Uiteraard is een combinatie van beide opties ook mogelijk. Wij helpen graag met het samenstellen van een optimale combinatie voor jouw onderneming. Neem hiervoor gerust contact met ons op!

Have a lovely day!