Voor de kleine marketing- en salesorganisatie van BERNINA Nederland & België is het zonder eigen IT-afdeling lastig om een lokale IT-omgeving in stand te houden. Op advies van Datamex is de stap naar SharePoint gemaakt, om beter en altijd toegang te hebben tot alle bestanden. Samen met de additionele applicatie DX Filer wordt het gebruik en beheer van online documenten nog eenvoudiger.

Al een groot aantal jaren leidt Rianne Nota de marketing- en salesorganisatie voor Nederland en België van BERNINA. “Wij verkopen naaimachines, borduurmachines, bijbehorende software en naai-gerelateerde accessoires aan het dealernetwerk. Verder ondersteunen wij onze dealers door scholing, trainingen voor het gebruik en demonstraties van de producten. Daarnaast geven wij ook technische ondersteuning”, vertelt Nota. De marketing- en salesorganisatie is relatief klein. De boekhouding en marketingafdeling zitten op het hoofdkantoor in Zwitserland. De technische dienst en het magazijn zijn te vinden in Duitsland. Dan zijn er ook nog mensen die continu onderweg zijn. Zij werken dus niet op kantoor.

“Vanuit de behoefte om samen te kunnen werken en niet afhankelijk te zijn van een vaste plek hebben we met Datamex twee jaar geleden al SharePoint uitgerold”, vervolgt Nota. Deze omgeving wordt door de medewerkers van de lokale organisatie gebruikt. Tevens heeft de collega die de marketing verzorgd vanuit Zwitserland toegang tot SharePoint. Op termijn is het de bedoeling dat meer functies worden aangesloten op dit systeem.

Beperkingen lokale hardware
Voorheen stond er een lokale server met een x-schijf op kantoor, waar alle bestanden op te vinden waren. Maar omdat het een kleine organisatie is, heeft BERNINA niet de beschikking over een lokale IT-afdeling. “Je bent dan altijd afhankelijk van externe partijen zoals Datamex voor het onderhoud van de hardware. Het wordt ook steeds lastiger om zo’n kleine omgeving te beveiligen voor dreigingen van buitenaf”, stelt Nota.

De lokale server begon op den duur kuren te vertonen. De ICT-beheerkosten namen in die periode dusdanig toe dat samen met Datamex is gekeken naar de opties, vervangen van de hardware of overstappen naar de cloud. Datamex adviseerde het laatste.

“Vanuit de behoefte om samen te kunnen werken en niet afhankelijk te zijn van een vaste plek hebben we SharePoint uitgerold.”

Office 365
Samen met Datamex is gekeken naar een oplossing om beter en altijd toegang te hebben tot alle bestanden. Daarbij moest rekening worden gehouden met de situatie dat medewerkers op verschillende locaties werken (op kantoor, onderweg of in het buitenland). De keuze is uiteindelijk gevallen op Office 365, waar ook SharePoint onder valt.

“Het is een andere manier van werken. Je moet je bewust zijn dat je niet meer alles lokaal hebt staan, maar dat je in een online-omgeving werkt. Dat is soms wel lastig, want als je geen internetverbinding hebt, dan kun je niet bij je bestanden”, zegt Nota. “De afgelopen twee jaar zijn de apps voor de mobiele telefoon en iPad wel steeds beter geworden. Daardoor wordt het makkelijker om overal te werken. De internetverbindingen worden ook sneller en bijna overal is tegenwoordig wel 4G met veel of onbeperkt dataverbruik.”

Implementatietraject

Tijdens het hele implementatietraject heeft Datamex meegekeken en de inrichting begeleid. Bij iedere stap is gekeken naar wat er centraal op de x-schijf staat en waar dat logischerwijs in de nieuwe structuur past. Deze structuur heeft Datamex samen met Nota en haar assistente uitgetekend, opgezet en vertaald naar een SharePoint-implementatie. Deze omgeving is klaar voor de toekomst en voldoet aan de belangrijke eis dat externe demonstratrices toegang krijgen tot de juiste informatie. “Dat is best goed gedaan, want we zien niet dat we iets missen of anders hadden moeten doen. Als je goede uitleg krijgt en – misschien nog wel belangrijker – inzicht in de beperkingen, dan verloopt zo’n proces heel erg goed.”

Vanuit Datamex is zowel een functioneel als technisch consultant betrokken geweest bij het project. Zij konden snel alternatieven aanreiken voor functionaliteiten die in de nieuwe omgeving niet of anders waren ingericht. Zo zijn er snelkoppelingen in de verkenner aangemaakt, zodat iedereen snel de juiste documenten kan vinden.

“Je moet je bewust zijn dat je niet meer alles lokaal hebt staan, maar dat je in een online-omgeving werkt.”

DX Filer
Maar hoe krijg je vervolgens een bijlage van Outlook in SharePoint of vice versa? Zonder een tussenstap te maken door het bestand eerst op te slaan op je computer en dan weer te uploaden naar SharePoint? Dat is opgelost met DX Filer. Met deze applicatie kun je bijvoorbeeld een bijlage van een e-mail rechtstreeks naar de juiste map in SharePoint slepen. Het wordt ook gebruikt om bestanden aan e-mails toe te voegen. Of als het om een interne e-mail gaat kun je links naar de bestanden toevoegen, zodat je onduidelijkheid over verschillende versies van documenten beperkt. Ook het zoeken en openen van bestanden is mogelijk binnen DX Filer. En dat bespaart kostbare tijd.

“Als je goede uitleg krijgt en – misschien nog wel belangrijker – inzicht in de beperkingen, dan verloopt zo’n proces heel erg goed.”

Training-on-the-job
In de tussentijd hebben de medewerkers van BERNINA meerdere trainingen gehad. Van te voren wordt aangegeven dat er een consultant van Datamex langs komt, zodat iedereen kan doorgeven waar ze tegen aanlopen. Op de dag zelf kijkt hij met de medewerker mee en geeft ter plekke advies. Want iedereen werkt toch op z’n eigen manier, waardoor training-on-the-job veel effectiever is.

Inmiddels is vanuit het hoofdkantoor in Zwitserland Dynamics 365 toegevoegd. “We hebben een training in Zwitserland gehad en daar kwam iedereen zo gefrustreerd van terug. Daarom hebben we een extra training in Nederland ingepland. Dat gaan we op de zelfde manier aanpakken als bij de implementatie van SharePoint. We gaan met Dynamics 365 aan het werk en er wordt meegekeken waar we tegen aanlopen. Want iedereen doet het toch net op een andere manier.”

Naast Dynamics 365 wordt binnenkort ook een B2C-CRM toegevoegd aan het systeem. “Dan heb je straks alle applicaties in één omgeving, met één login. Het vraagt weliswaar om een andere manier van werken, maar het is wel prettig werken”, concludeert Nota.