Microsoft 365-groepen, de ruggengraat van Microsoft Teams, bestaat al sinds 2015 (toen nog ‘Office 365 Groups’). De beheersbaarheid van het aantal teams en groepen is sindsdien een uitdaging gebleken. Daarnaast merken we dat relatief veel bedrijven niet precies weten waar ze op moeten letten voordat ze een team opdoeken. Aanleiding genoeg voor ons om een aantal tips en best-practices te delen.

Het is belangrijk om Microsoft 365-groepen conceptueel te begrijpen. Zoals je in onderstaande voorbeeld afbeelding kunt zien bestaat een Microsoft 365-groep uit een aantal vaste en een aantal optionele onderdelen:

Wanneer je bijvoorbeeld een team aanmaakt in Microsoft Teams, dan worden er automatisch een groep gecreëerd en er worden werkruimten aangemaakt in de blauw gemarkeerde tools (Planner, Power BI, SharePoint, etc.). Deze werkruimten zijn direct toegankelijk voor alle leden van de groep.

Het is echter niet zo dat je Microsoft Teams móét gebruiken. Je kunt de groepsgebonden tools ook gebruiken zonder gebruik te maken van Microsoft Teams. Het is daarom goed om stil te staan bij de tools die verbonden kunnen zijn aan een groep. We kennen:

• SharePoint-site (documenten)
• OneNote-notitieblok (opgeslagen in de SharePoint-site)
• Kanaalgesprekken in Microsoft Teams (optioneel)
• Microsoft Stream video’s die binnen de groep zijn opgeslagen
• Microsoft Forms-formulieren of -enquêtes die binnen de groep zijn opgeslagen
• Microsoft Planner takenlijsten (Plans) die binnen de groep zijn opgeslagen
• Power BI-gegevens die binnen de groep zijn opgeslagen
• Outlook gedeelde groepspostvak
• Outlook gedeelde groepsagenda

We zien het zo nu en dan gebeuren dat, bij het verwijderen van een team in Microsoft Teams, er onverhoopt extra gegevens worden verwijderd die niet waren voorzien. Zorg daarom voor een goede offboarding van teams (groepen). En, zorg ervoor als groepseigenaar of IT-verantwoordelijke (met een beheerdersaccount) dat er altijd een final check plaatsvindt.

Tool	Hoe kom ik er	Opmerkingen
SharePoint	– Microsoft Teams-app – Klik op een kanaal – Klik op “Openen in SharePoint” – Controleer alle mappen	Loop alle kanalen na in Microsoft Teams. Van iedere privékanaal wordt er namelijk een separate SharePoint-site aangemaakt! Controleer ook of er geen additionele lijsten of bibliotheken zijn aangemaakt!
Kanaalgesprekken	– Microsoft Teams-app – Open het Posts tabblad	Je kunt kanaalgesprekken niet handmatig exporteren of verplaatsen*
Wiki	– Microsoft Teams-app – Controleer per kanaal het tabblad “Wiki”	De Wiki-inhoud wordt in SharePoint opgeslagen, in de documentbibliotheek “Teams Wiki Data”
Microsoft Planner	– Microsoft Planner hub – Klik op “Alle” om alle plannen weer te geven – Controleer per plan de inhoud	Er kunnen meerdere plannen (Plans) worden geassocieerd met één (1) Microsoft 365-groep!
Microsoft Stream	– Microsoft Stream – Groepen – Zoek naar de groep, deze wordt gekenmerkt met “M365” – Controleer de kanalen	Er kunnen meerdere kanalen zijn aangemaakt binnen een groep in Microsoft Stream. Met ieder kanaal eigen video’s.
Microsoft Forms	– Microsoft Forms – Zoek naar de groep – Controleer de formulieren en quizzen	Resultaten kunnen worden geëxporteerd als Excel-bestand
Microsoft Power BI	– Power BI Home – Klik op “Werkruimten” – Zoek naar de groep – Controleer de inhoud van de groepswerkruimte
Outlook groepspostvak	– Outlook desktop of Outlook Web App – Vouw “Groepen” open in de mappenlijst – Controleer de inhoud van het postvak
Outlook groepsagenda	– Outlook desktop of Outlook Web App – Open “Agenda” – Vouw “Groepen” open in de lijst – Controleer de inhoud van de agenda

* Er bestaan betaalde softwareprogramma’s die kanalen of teams in zijn geheel kunnen kopiëren (migreren). Neem contact op voor meer informatie.

Als je ervoor kiest om een Microsoft 365-groep te verwijderen, kun je hem binnen 30 dagen nog herstellen. Wanneer je op het punt staat om de hele Microsoft-365 groep te verwijderen, krijg je hier altijd een melding van:

Beheersbaarheid

Om grip te houden op de Microsoft 365-groepen (en dus teams), en de inhoud ervan, kun je een aantal proactieve maatregelen treffen. Hieronder geven we enkele voorbeelden van mogelijkheden.

• Afschermen wie groepen kunnen aanmaken;
  Alleen aangewezen personen mogen groepen (teams) aanmaken
• Teams aanvragen via een goedkeuringsprocedure;
  Teams worden aangevraagd middels een formuliertje en de aanvraag doorloopt een geautomatiseerd goedkeuringsproces
• Naamgevingsbeleid afdwingen;
  Consistentie afdwingen in de manier waarop groepen worden benoemd, of woorden opgeven die die niet mogen worden gebruikt
• Dynamische lidmaatschap configureren;
  Medewerkers van een bepaald team worden automatisch lid van de juiste groepen (teams)
• Groepen classificeren met vertrouwelijkheidslabels;
  Groepen (teams) die vertrouwelijke informatie bevatten kunnen:
  • niet met externen worden gedeeld, of
  • zijn alleen toegankelijk vanaf computers die uitgeleverd zijn en beheerd worden door de organisatie
    
    Het is daarnaast ook mogelijk om enkel individuele documenten te classificeren met vertrouwelijkheidslabels.

• Verloopbeleid afdwingen;
  Groepen (teams) die niet gebruikt worden automatisch naar de prullenbak verplaatsen. Vanaf 30 dagen vóór het aflopen van de verloopdatum ontvangen de eigenaren een notificatie. Bij groepen die geen eigenaren bevatten wordt het alternatieve e-mailadres gebruikt.
  Het is mogelijk om het verloopbeleid enkel af te dwingen op geselecteerde groepen
• Inzicht;
  Het beheercentrum biedt rapporten die inzicht verschaffen in het gebruik van Microsoft 365-groepen**
• Informatiebeleid;
  We raden het aan om gemaakte keuzes vast te leggen in een informatiebeleid document
• Training;
  We raden het aan om de gebruikers, maar ook zeker beheerders die het informatiebeleid moeten handhaven, te trainen!

Let op: afhankelijk van de behoeften is het mogelijk dat je aanvullende licenties dient aan te schaffen.

** Wij kunnen op aanvraag een Excel-overzicht genereren van alle Microsoft 365-groepen, mits wij het beheer voeren over je omgeving.

We hebben al een aantal concrete invullingen klaarliggen.

Wil je de mogelijkheden verder verkennen? Ik hoor het graag!

Have a lovely day!