Na 20 jaar is Douma Staal toe aan een nieuw pakket voor de logistieke processen en financiële administratie. Belangrijke eisen zijn dat het systeem snel en flexibel is, maar ook ruimte biedt voor automatische orderverwerking en het recent geïmplementeerde barcodesysteem.

Bel me
Mail me

Bel ons direct:
0765730730

Al 100 jaar is Douma Staal actief in de handel in staal. Inmiddels wordt het bedrijf gerund door de derde generatie en nog altijd vanuit Sneek. Dit is al decennia lang de basis vanuit waar ze hun klanten bedienen. Dat zijn onder andere machinefabrieken, staalbouwers, jachtwerven en bouwondernemingen. Hoe ze dat al zo lang succesvol doen? Gewoon, door te doen wat je belooft.

 

“Wij zitten in een wat conventionele wereld en dat geldt ook voor onze producten. Klanten willen gewoon dat je op tijd levert en de prijs goed is. Niet echt een sexy product, maar als je ziet wat onze klanten er weer van maken, dan is dat wel weer heel erg mooi”, vertelt Jan de Groot, algemeen directeur bij Douma Staal. Het bedrijf heeft een breed en diep assortiment op het gebied van staal, buizen, blankstaal, roestvaststaal en buiscomponenten. In de kern is Douma Staal nog altijd een handelsbedrijf, maar de vraag naar bewerkt materiaal neemt al jaren toe. Dat varieert van het boren van gaten, op maat zagen en tot het soms op maat knippen van materiaal. Maar ook het stralen, meniën en verzinken van staal behoort tot de mogelijkheden. Bewerkte materialen beslaan nu ongeveer 30% van het verkoopvolume.

“Als voorraadhouder moet je ten alle tijden een goed beeld van je voorraad hebben”

Geleidelijke groei

De Groot werkt nu 20 jaar bij Douma Staal. In die periode is het bedrijf geleidelijk gegroeid van 25 naar 65 medewerkers. “De groei komt voor een deel door het uitvoeren van meer bewerkingen. Voor een ander deel komt het doordat we ons afzetgebied hebben vergroot. We zijn meer het land in getrokken. Daarnaast zijn we bij bestaande klanten meer gaan doen”, ligt De Groot toe. Daar hoort ook een stuk automatisering bij. Het was de eerste opdracht die hij bij binnenkomst kreeg. Na een kort marktonderzoek kwam hij uit bij Datamex. Het bedrijf werkt nu al 20 jaar met PRO/Staal, voor zowel het logistieke proces als de financiële boekhouding.

 

Het systeem heeft meer snelheid, efficiency en inzicht gegeven. “Als voorraadhouder moet je altijd een goed beeld van je voorraad hebben. Dat was daarvoor zeer beperkt. Eens per week werd de voorraad op een papieren lijst bijgehouden. Dat was zelfs in die tijd lastig. Een enorm arbeidsintensief proces met een relatief hoge foutkans.” Het gekozen softwarepakket heeft Douma Staal geholpen om de groei die het daarna heeft doorgemaakt te realiseren.

“Staal is logistiek een lastig product. Het is groot, het is zwaar, het vraagt soms om speciale begeleiding”

Flexibiliteit

“Staal is logistiek een lastig product. Het is groot, het is zwaar, het vraagt soms om speciale begeleiding. Het zijn geen doosjes die je in een busje stopt. Je moet dus een goed wagenpark en chauffeurs hebben. Daar hebben we goede stappen in gezet”, vervolgt De Groot. “We kunnen het materiaal zelf naar de klanten brengen, ook op momenten dat het voor anderen misschien niet zo prettig is. Wij zijn niet te beroerd om in het weekend of ’s avonds te leveren. Die flexibiliteit moet je hebben. Dat moet enerzijds ook wel in de mensen zitten. Anderzijds heb je daar natuurlijk wel een goed systeem bij nodig.”

 

Het systeem is met de organisatie meegegroeid, maar inmiddels al 20 jaar oud. Het is keer op keer aangepast en er zijn verschillende pleistertjes geplakt. Dat werkt vertraging in de hand en haalt soms de flexibiliteit weg. Daarom is het tijd voor een nieuw up-to-date pakket, dat de komende 10 jaar weer mee kan.

Doumastaal heeft een eigen wagenpark

Nieuw pakket

Datamex werkt op basis van Microsoft Dynamics NAV aan de opvolging van PRO/Staal. Hier wordt Douma Staal nauw bij betrokken. “Eens per maand hebben we een webinar waarin wordt uitgelegd hoe het gaat werken en hoe bepaalde schermen eruit gaan zien. Voorafgaand aan het webinar ontvangen wij een enquête waarin we kunnen aangeven wat we graag in het nieuwe systeem terug willen zien.”

 

Het nieuwe pakket kan alleen niet alle maatwerkprogramma’s meenemen. Welke dat zijn, daar heeft De Groot nog geen zicht op. Voor de implementatie is het wel goed om dat in kaart te hebben. Zo kan worden ingeschat wat voor effect dat gaat hebben op de huidige processen.

 

De migratie naar een nieuw systeem staat voor 2018 op de planning en gaat waarschijnlijk langer dan een jaar duren. Het gaat hoe dan ook een immense stap voor de organisatie worden. Daarom komt er een apart projectteam en gaat het oude systeem nog een tijd parallel draaien met het nieuwe.

 

Sommige klanten bestellen het hele jaar door bijvoorbeeld 50 artikelen. Dat moet te automatiseren zijn”

Automatiseren van orders

Belangrijk aan het nieuwe systeem is dat het automatisch inlezen van klantorders mogelijk maakt. Nu komen de bestellingen bijvoorbeeld per e-mail of telefonisch binnen. Deze moeten dan handmatig worden ingevoerd in het systeem. Dat verhoogt de kans op fouten en is tijdrovend. Op dit moment heeft het bedrijf 10 mensen in dienst die de hele dag orders verwerken. Een deel van de handelingen kan geautomatiseerd worden.

 

“Sommige klanten bestellen het hele jaar door bijvoorbeeld 50 artikelen. Dat moet te automatiseren zijn. Op het moment dat hij bestelt, moet dat direct in te lezen zijn in ons systeem. Dat is bijvoorbeeld in te regelen via een klantenportal. Klanten krijgen inzicht in de voorraden. Zij kunnen dan reserveren of bestellingen plaatsen.” Het gevolg is wel dat door de nauwere samenwerking de systemen dichter bij elkaar moeten komen. “Ieder heeft z’n eigen systeem. Uniforme artikelcodering wordt dan ook belangrijk, zodat de systemen met elkaar kunnen praten.”

“Tegenwoordig moet een bedrijf goed kunnen aangeven wat er precies is geleverd. Het moet traceerbaar zijn”

Barcodes

Een andere eis dat Douma Staal aan het nieuwe pakket stelt is ondersteuning van het barcodesysteem. Een jaar geleden is gestart met de implementatie van dit systeem ter ondersteuning van het logistieke proces. Voordeel hiervan is dat er nog beter inzicht is in de voorraden. Als er bijvoorbeeld nieuw materiaal binnenkomt, dan wordt dat bovenop de bestaande voorraad gelegd. Wordt dit product verkocht, dan gaat het nieuwste materiaal het eerste weg. Dat ligt immers bovenop. Het oude materiaal blijft dan liggen. Voorheen werd in het systeem het oude materiaal afgeboekt. Dat vertelt dus niet wat er echt op voorraad ligt. Met barcodes wel. Het boekt af wat je verkoopt.

 

Het nadeel is dat er veel nieuwe schermen bij komen kijken. Als er iets wijzigt of niet klopt, dan moeten er ontzettend veel handelingen worden verricht. "Om één orderregel goed te zetten, zijn nu teveel handelingen noodzakelijk, want dit moet dan door het hele systeem verwerkt worden”, weet De Groot uit ervaring. Dat moet sneller kunnen. Daar is Douma Staal met Datamex over in gesprek.

 

Daarnaast dwingt het barcodesysteem de organisatie om formeler te werken. Dat leidt soms tot tijdsverlies. “In het verleden werd er wel eens geleverd zonder papieren, maar dat kan natuurlijk niet meer. Tegenwoordig moet een bedrijf goed kunnen aangeven wat er precies is geleverd. Het moet traceerbaar zijn. Daar helpt het barcodesysteem bij.”

SharePoint en Office 365

Ook op het vlak van kantoorautomatisering heeft Douma Staal niet stil gezeten. Als een van de eerste gebruikers van SharePoint is dat niet zonder slag of stoot gegaan. Maar inmiddels werkt het naar behoren. Tevens is het bedrijf overgestapt op Office 365. Dit heeft als voordeel dat iedereen altijd bij de juiste informatie kan. Zo is de buitendienst voorzien van iPads. Zij hebben nu alles bij de hand. Informatie delen met de klant, zien welke offertes al besproken zijn met de binnendienst of het maken van verslagjes is een stuk eenvoudiger geworden.

 

“Maar in de kern blijft het belangrijk dat het logistieke en financiële pakket goed werkt. Dat het snel en flexibel is en dat de cijfers betrouwbaar zijn. Dat zijn belangrijke zaken voor de staalhandel”, besluit De Groot.

Lovely Day

"Een ‘lovely day’ is een dag waarop het allemaal meezit. Dat je goede gesprekken hebt met medewerkers, leuke orders binnen haalt of als je ergens tegenop ziet, het toch blijkt mee te vallen. Dat je progressie boekt.”

U vindt dit interessant.