In mijn 2-maandelijkse blogs neem ik jullie mee in de wereld van Power BI en Business Intelligence. Van nieuwe ontwikkelingen tot de belangrijkste aanpassingen. Deze maand wil ik het in mijn blog hebben over het verwerken van informatie, maar in plaats van KPI’s uit systemen halen bedoel ik het lezen en verwerken van een rapport door een persoon. Ik las vorige week op de Power BI blog een artikel hierover wat ervoor zorgde dat ik dit onderwerp wilde behandelen. (1)

Tijdens mijn opdrachten benoem ik vaak dat de vraag en de persoon centraal moeten staan. Als het dashboard of rapport geen snel antwoord op een vraag geeft, of voor mij de informatie geen toegevoegde waarde heeft heb ik minder aan een rapport.

Beperkingen van ons geheugen

We hebben drie verschillende soorten van geheugen waar we rekening mee moeten houden binnen Business Intelligence (2)(3)(4).

1.    Het Iconische geheugen: Het waarnemen van visualisaties via je ogen en via je onderbewustzijn filter of de informatie die je ziet relevant is. In een paar seconden verwerk je veel informatie.

2.    Kortetermijngeheugen/werkgeheugen: Het onthouden van een paar items en hiertussen een relatie leggen of bewerkingen toe te passen

3.    Langetermijngeheugen: Informatie welke permanent in de hersenen is opgeslagen, maar niet altijd bewust wordt ervaren

Met het opstellen van een rapport kan je dus proberen om visueel een trigger te creëren waarmee je het iconische geheugen aanspreekt (bijvoorbeeld: rood is een waarschuwing). Vervolgens wil je ervoor zorgen dat kleine hoeveelheden informatie beschikbaar zijn om te verwerken met het kortetermijngeheugen, let hierbij op dat je niet teveel informatie wilt verwerken.

Tot slot moet de informatie een antwoord hebben gegeven waarmee de gebruiker zijn/haar handelingen kan aanpassen.

Opdracht: Hoeveel tijd kost het om patronen te herkennen?

 Kijk maximaal 5 seconden naar de onderstaande tabel en probeer hier een patroon in te vinden.

Probeer nog eens een patroon te vinden, maar dan met behulp van onderstaande grafiek

Je zal gemerkt hebben dat het voor de lijngrafiek een stuk minder moeite kostte om een patroon te herkennen. De waarde van de getallen wordt getransformeerd in de hoogte van de lijn en hoeft dus niet relevant te zijn voor de vraag: ‘Herken een patroon.’

Tips voor het opstellen van een rapport:

Hieronder staan een aantal tips welke ik zelf gebruik tijdens het opstellen van een rapport

• Zorg ervoor dat een rapport rustig leest en alles netjes is uitgelijnd
• Je kan veel informatie op een rapport zetten, dit betekent niet dat je dit ook moet doen
• Als het niet op één pagina past, komt dat waarschijnlijk doordat je teveel wilt laten zien. Verdeel de informatie over verschillende pagina’s en begin op een hoog niveau.
• Gebruik kleuren op een juiste manier (rood = negatief, groen = positief)
• Laat periodes/waardes op dezelfde manier zien. Zet bijvoorbeeld niet in de ene kolom getallen weg in miljoenen (1,7M) en in de andere kolom in duizenden (1.700 K)
• Vermijd overweldigende visualisatie, hoe indrukwekkender een visualisatie is, hoe meer moeite het kost voor ons brein om dit te verwerken. Taartdiagrammen zien er vaak mooi uit, maar kosten meer energie om te verwerken.
• Denk na over je sorteervolgorde, wat is de meest logische volgorde van lezen of interpreteren?

Meer tips zijn o.a. te vinden in de Power BI documentatie van Microsoft (5)

In de praktijk:

Als ik voor een opdracht bezig ben, ervaar ik vaak dat nog niet iedereen klaar is om afscheid te nemen van de oude tabelrapporten. Meestal komt dit omdat hier toch detail informatie in staat waar op operationeel niveau behoefte aan is. Ook gebeurt het dat er een trend zichtbaar is in een grafiek en de gebruiker wil inzoomen om deze te verklaren.

Een tussenweg die ik gebruik is om een combinatie te maken van visuele weergaven en tabellen. Het visuele onderdeel dient dan als een trigger creëert of een trend zichtbaar maakt, vervolgens maak je gebruik van de tabel voor de details.

Binnen Power BI kan je nog een stap verder gaan door Drill-trough pagina’s te maken. Deze zorgen ervoor dat je kan inzoomen op informatie die je selecteert (6).

In de maanden dat ik geen blog schrijf organiseer ik Webinarsessies waarbij ik in ±30 minuten laat zien waaruit een afdelingsrapport kan bestaan. Meld je er hier voor aan of kijk ze terug via het Datamex Vimeo kanaal.

Bronvermelding:

(1)  https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/the-art-and-science-of-action-driven-visual-analytics/

(2)  http://www.perceptualedge.com/articles/ie/visual_perception.pdf

(3)   https://en.wikipedia.org/wiki/Iconic_memory

(4)  https://nl.wikipedia.org/wiki/Geheugen_(psychologie)

(5)  https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-dashboards-design-tips

(6)  https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-desktop-september-2017-feature-summary/#drillthrough

Have a lovely day!